档案作为学校的一种信息资源，是学校开展组织经营、业务工作等方面的真实记录和基础工作。不少学校都存在综合档案杂乱难管理方面的问题，这对学校日常管理和发展都有一定的影响。随着信息化和互联网的发展，学校对综合性档案逐渐趋向自动化管理。会博通档案管理系统，可实现纸质档案与数字化档案从采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、编研、注销等全生命周期的管理。

会博通根据学校对综合档案管理需求，从以下10个方面出发帮助学校实现档案的数字化智能管理。

1、满足综合性档案分类的功能需求

档案的管理分类包含档案类型的分类管理以及档案属性的分类管理两大部分。系统中的档案的类型分类方式一般为：全宗à档案种类à档案分类à档案定义à具体文件。用户可以自由定义档案分类的架构，让系统中的档案分类架构与实际管理情况完全一致。

档案管理分类示意图

档案属性的管理是针对所管理的档案类型进行性质上区分的一种方式。用户可以自定义各大类型以及各大类型下每个层级分类的属性，实现档案分类管理的差异化，便于后续对档案的查找利用。

会博通会根据在学校对于人事档案的业务需要，结合国家标准与档案管理部门的要求，符合档案属性的要求，匹配姓名、身份证号码、出生地、出生日期等专业属性，并可对应自动生成各类档案的封面、目录、备考表、背脊等档案表格，为学校提供对档案实体进行归档时的信息化支撑。

2、满足学校对档案的收集功能需求

档案信息的采集是指对档案进行数字化采集的过程。会博通系统提供属性新建、扫描新建、批量新建、批量挂接等多种采集方式。用户可以按照内部管理的习惯以及需要，采用符合自身需要的采集方式，对纸质档案与数字化档案进行统一管理。

3、满足学校对档案物联化管理的需求

会博通将条码、电子标签等物联网技术引入档案管理，进一步提高了管理的科技水平与技术含量。系统会自动生成并绑定对应的唯一标识（条形码或电子标签）以方便识别和管理，并与身份证识别设备对接，即可使用身份证阅读器，也可以用扫码枪识别，将信息传入会博通系统中，会博通将快速定位到所关联的档案，供操作者查看或用于工作所需的查询、预览、借阅、归还等管理操作。

4、满足学校对档案资料的利用需求

各种档案对象，也就是各种档案类型，都可以根据工作需要，进行授权，使用户可以按权限查阅和利用档案。即使没有权限阅读的档案，只要工作需要，也可提交申请流程，由档案管理人员审核，并报相关主管领导批准后，再进行借阅与利用。

（1）档案利用的授权开放

系统所提供的授权体系，使得档案因工作需要，进行授权开放成为可能。系统内嵌的工作流程处理，同样支持各种档案开放与授权业务的审批流程。

在依权限开放档案的同时，如果有必要，还可创建专门的开放档案库，将开放档案作为整体向全体工作人员甚至社会开放查阅。

（2）档案的借阅管理

会博通支持档案的纯线上、纯线下以及线上线下结合的借还申请、登记、统计的管理。

（3）提醒设定

会博通系统具备强大的提醒设定功能。系统中的每一条信息都可按日、周、月、年等设置单次或者多次重复性提醒。可广泛的用户文件的到期提醒、文件督办提醒、日程安排提醒等。

（4）档案的防扩散管理

对于PDF与图片格式（包括JPG、PNG、GIF和多页TIF等）文件，会博通配置了自主知识产权的管理工具，可非常方便的创建、扫描、编辑、处理和阅读 PDF或图片文件，并且，提供了完整的权限控制与防扩散功能，可根据系统设置，自动给阅读者添加屏幕水印和打印水印，即使通过屏幕拷贝、照相、打印（可控制打印权限）等方式获得文档，也会因为水印的存在而容易溯源，打印证件办理相关事务时，还可通过打印水印限定证件复印件的用途。

PDF阅读器：

PDF阅读器的功能包括：

同步阅读：可对所有在线用户或收到该文件的用户发起同步阅读，用户可以在列表中选择跟读的主持人。同步阅读可用于例如会议文件展示等场景。

批注：支持手写与文字批注功能。

书签：可加入阅读书签。

语音朗读：可对PDF文件的文字内容进行语音朗读，增加阅读方式的多样化。

5、满足学校对档案的查询需求

会博通系统提供根据用户权限实施的搜索功能，搜索框贯穿整个系统，用户可以快捷地实施搜索。专门的搜索平台将根据操作者的职能权限来实施搜索，对于搜索出的档案，还具备与操作者职能相适应的管理功能，并可作为其他系统的知识支持工具使用。

搜索平台支持全文搜索功能，同时，具备高级搜索功能，不仅可以限定条件搜索，并可对搜索条件进行组合，提高搜索精度。

6、满足学校对档案统计的需求

档案管理应用模块带有专用的统计页面，可对库存档案的综合情况实现可视化的直观展现，并可根据档案种类、档案保管期限、档案密级、数字档案不同维度进行数据统计。

并且，在每一个档案管理分类的属性页面中，都带有统计功能，并可进行自定义统计：

7、满足学校对过期档案管理的需求

根据国家法规和行业规章，档案都是有保管期限的，超过保管期限的档案实体可以销毁。会博通系统对于电子档案，超过保管期限时，可以注销，也可以删除，但如果存储空间许可，注销或转移保存更为可取。

8、满足学校对档案管理系统的安全要求

会博通容许采用现在流行的各种安全及可靠性策略与方法，如SSL网络加密传输、数字证书与电子印章，USBKey登录验证以及机器指纹加密等。

会博通系统具有完善的安全机制，灵活的权限设置和多级管理方式。采用基于角色的安全控制方法和细粒度的权限控制，可针对用户进行功能授权、角色授权和管理范围授权。基于档案管理规范的安全控制策略，如密级、学校、门类、有效期、权限、内容等。用户只有通过身份、权限验证，才能使用与自己权限相对应的功能，对用户的登录和操作都有完整的日志记载，并支持远程办公。

除此之外，还带有系统监控平台，可实时监控系统用户登录情况（包括活跃情况、在线情况、注册用户变化等）、应用操作、流程处理等信息，全面监控用户使用痕迹，满足安全需求。

9、满足学校对证照管理的功能需求

学校可以根据自身需要自定义创建不限层级的证照管理分类（如按证照性质、类型，抑或是管理主体分类）。每一个分类都可以单独授权，配置某用户、某部门或整个学校对分类下所管理内容的访问密级，以及对其的操作权限。其功能涵盖证照的查看、提醒、变更与借还等全生命周期管理。

10、满足学校对多媒体文件管理的功能需求

会博通提供一个集采集、归档、检索、下载等一体的多媒体文件管理模块，功能包括上传、下载（不同尺寸下载）、查找、Exif信息获取、视频存储与在线播放、缩略图显示、图片水印、入库审批等。全面涵盖多媒体文件收、管、存、用的管理需求。